Gestão de Documentos & Acervo
Vá além do armazenamento. Organizamos toda a estrutura lógica dos seus arquivos de acordo com as melhores práticas da arquivologia, integrando o físico a um sistema GED ágil e intuitivo.
Classificação e Higienização de Acervos
Muitas empresas acumulam pilhas de papéis sem nenhum critério de busca, resultando em horas perdidas para localizar um único contrato ou folha de pagamento.
Nossa equipe de arquivistas seniores vai até sua empresa (ou processa em nossa central) para realizar a triagem completa: removemos metais (grampos e clipes que oxidam o papel), limpamos os ácaros e classificamos os documentos segundo um Plano de Classificação Documental (PCD) estruturado sob medida para a sua operação.
PCD - Plano de Classificação
Funcionalidades do GED
- 🔍 Busca instantânea global (Nome, CPF, Data)
- 🔑 Níveis hierárquicos de acesso por usuário
- 📝 Log completo de auditoria (Quem visualizou/editou)
- 📅 Alertas automáticos de vencimento de contratos
Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Nuvem
Toda a estrutura lógica organizada fisicamente é integrada ao nosso **Software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)**.
Sua equipe não precisa mais se deslocar para localizar informações. Através de um painel web criptografado de alta performance, os colaboradores autorizados realizam buscas inteligentes por palavras-chave e visualizam os documentos digitalizados em frações de segundo, de qualquer lugar.
Tabela de Temporalidade Documental (TTD)
Guardar documentos além do prazo legal gera custos desnecessários de armazenamento e riscos jurídicos sob a LGPD. Descartar antes do tempo pode resultar em multas pesadas do Fisco ou perda de defesas em processos trabalhistas.
Prestamos assessoria completa para mapear os prazos de guarda exigidos por lei para cada tipo de documento (fiscal, trabalhista, societário, ambiental) e coordenamos o processo de Expurgo Seguro com trituração industrial e emissão de certificado de destruição ecológica.
| Tipo de Documento | Prazo de Guarda | Destino Final |
|---|---|---|
| Livros Fiscais / Notas | 5 Anos | Expurgo Seguro |
| Guias de FGTS (GFIP) | 30 Anos | Expurgo Seguro |
| Contratos Sociais | Permanente | Guarda Histórica |
| Prontuários Médicos | 20 Anos | Digitalização / Expurgo |
Como implantamos a gestão de documentos?
Um processo consultivo e modular focado em trazer o máximo de eficiência com o menor impacto no dia a dia da sua equipe.
Diagnóstico
Análise técnica presencial do volume atual, tipos documentais e principais gargalos de arquivamento da sua empresa.
Desenho do PCD
Elaboração da taxonomia de pastas, índices de busca personalizados e fluxos de aprovação de temporalidade.
Saneamento
Triagem física, higienização de cada pasta, catalogação eletrônica de metadados e alocação física.
Go-Live GED
Disponibilização da plataforma web com o acervo indexado, parametrização de permissões e treinamento do time.
Especialistas no seu mercado
Cada setor tem requisitos legais, volumes e desafios únicos. A N E possui expertise dedicada para cada realidade corporativa.
Saúde & Hospitais
Prontuários, exames, laudos e registros clínicos
Um prontuário não localizado em emergência pode custar a vida de um paciente. A N E entrega qualquer prontuário digitalizado em até 10 minutos — mesmo de arquivos com décadas.
Armazenamento em galpões climatizados com controle de umidade, biológico e acesso restrito por RFID.
Gestão automática do ciclo de vida com alertas de vencimento antes do prazo legal.
Conversão de prontuários físicos em PDF pesquisável por paciente, CID, médico ou data.
Portal seguro para médicos, enfermeiros e administração com níveis de acesso distintos.
Log de auditoria completo de quem acessou cada prontuário e quando.
Destruição industrial com emissão de Certificado de Destruição ao fim da temporalidade legal.