LGPD e Gestão de Documentos
A Lei Geral de Proteção de Dados não é apenas uma obrigação legal — é uma oportunidade de organizar, proteger e valorizar o ativo informacional da sua empresa. Entenda a lei, suas implicações e como a N E garante sua conformidade.
A Lei 13.709/2018 em linguagem clara
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), sancionada em agosto de 2018 e em vigor desde setembro de 2020, regula o tratamento de dados pessoais de pessoas físicas no Brasil — seja por pessoas naturais ou jurídicas, de direito público ou privado.
A lei se aplica a qualquer operação com dados pessoais: coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração. Isso inclui documentos físicos que contenham dados pessoais — contratos, prontuários, fichas de RH, cadastros de clientes, entre outros.
Sanções previstas (Art. 52)
- Advertênciacom indicação de prazo para adoção de medidas corretivas
- Multa simplesaté 2% do faturamento, limitada a R$ 50 milhões por infração
- Multa diáriaobservado o limite total de R$ 50 milhões por infração
- Bloqueiodos dados pessoais a que se refere a infração até sua regularização
- Eliminaçãodos dados pessoais a que se refere a infração
- Publicizaçãoda infração após devidamente apurada e confirmada
Fonte: Lei 13.709/2018, Art. 52
Os 10 princípios do tratamento de dados
A LGPD estabelece que todo tratamento de dados pessoais deve observar os seguintes princípios, sob pena de irregularidade perante a ANPD.
Finalidade
O tratamento deve ter propósitos legítimos, específicos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior incompatível.
Adequação
O tratamento deve ser compatível com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento.
Necessidade
Limitação ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com dados pertinentes e não excessivos.
Livre Acesso
Garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais.
Qualidade dos Dados
Garantia de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade do seu tratamento.
Transparência
Garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre o tratamento e os respectivos agentes de tratamento.
Segurança
Utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas.
Prevenção
Adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais.
Não Discriminação
Impossibilidade de realização do tratamento para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos.
Responsabilização
Demonstração, pelo agente, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais.
LGPD e documentos físicos: o que muda na prática
A LGPD se aplica diretamente ao acervo físico de empresas. Documentos com dados pessoais precisam de controle, temporalidade definida e descarte certificado.
Documentos físicos afetados pela LGPD
Contratos CLT, fichas de registro, folhas de pagamento, exames médicos, rescisões e guias de FGTS
Prontuários médicos, laudos, exames laboratoriais, autorizações de planos de saúde e fichas de anamnese
Contratos com pessoas físicas, procurações, fichas cadastrais e documentos de identificação de partes
Boletos com CPF, notas fiscais de pessoa física, declarações de renda e fichas de crédito
Obrigações que impactam o acervo físico
A empresa deve saber quais dados pessoais possui, onde estão e quem pode acessá-los — inclusive em papel.
Dados não podem ser guardados indefinidamente. A eliminação deve ocorrer quando cessar a finalidade ou o prazo legal.
O armazenamento de dados pessoais exige medidas de segurança técnica e física para evitar acessos não autorizados.
A destruição de documentos com dados pessoais deve ser documentada, certificada e irrecuperável.
Temporalidade legal de documentos com dados pessoais
A LGPD exige eliminação após o fim da finalidade ou do prazo legal. Guardar além do prazo é tão irregular quanto descartar antes.
| Tipo de Documento | Prazo Mínimo | Base Legal | Destino Final |
|---|---|---|---|
| Prontuários médicos | 20 anos | CFM / LGPD | Digitalização + Expurgo |
| Contratos de trabalho (CLT) | 5 anos pós-rescisão | CLT / TST | Expurgo certificado |
| Guias de FGTS (GFIP) | 30 anos | Lei 8.036/90 | Expurgo certificado |
| Folhas de pagamento | 10 anos | Decreto 3.048/99 | Expurgo certificado |
| Livros fiscais / NF-e | 5 a 10 anos | CTN / SPED | Expurgo certificado |
| Contratos comerciais com PF | 5 anos pós-extinção | CC Art. 206 / LGPD | Expurgo certificado |
| Fichas cadastrais de clientes | Duração do contrato + 5 anos | LGPD / CDC | Anonimização ou Expurgo |
| Contratos sociais e atas | Permanente | Código Civil | Guarda histórica |
Tabela baseada na legislação vigente. Os prazos podem variar conforme setor regulado e tipo de operação. Consulte um especialista para sua realidade corporativa.
Direitos dos titulares de dados
Todo titular de dados pessoais (clientes, colaboradores, pacientes, etc.) tem os seguintes direitos garantidos perante sua empresa.
Confirmação e Acesso
O titular pode confirmar a existência de tratamento e acessar seus dados a qualquer momento.
Correção
Solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
Eliminação
Solicitar a exclusão de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD.
Portabilidade
Requerer a portabilidade de dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa.
Oposição
Opor-se a tratamento realizado com fundamento em uma das hipóteses de dispensa de consentimento.
Revogação do Consentimento
Revogar o consentimento dado para o tratamento de dados a qualquer momento, de forma gratuita e facilitada.
Da conformidade no papel à conformidade real
A N E Banco de Documentos oferece uma cadeia completa de serviços que atendem diretamente às exigências da LGPD para acervos físicos e digitais.
Inventário Documental
Mapeamos e catalogamos todos os documentos com dados pessoais do seu acervo, identificando tipo, localização e responsável pelo tratamento.
Tabela de Temporalidade
Definimos os prazos legais de retenção para cada tipo documental e configuramos alertas automáticos de vencimento no sistema GED.
Guarda Segura
Armazenamos documentos com dados pessoais em ambiente controlado, com acesso biométrico restrito e registro de cada movimentação.
Expurgo Certificado
Quando o prazo expira, executamos a trituração industrial certificada e emitimos o Certificado de Destruição com validade jurídica para sua ANPD.
Legislação e órgãos reguladores
Texto integral da Lei Geral de Proteção de Dados no portal do Planalto Federal
Portal oficial com guias, resoluções e orientações da autoridade fiscalizadora
Norma que permite descartar originais físicos após digitalização com assinatura ICP-Brasil
Guia oficial com orientações práticas para adequação das empresas à LGPD